Privacy verklaring Sint-Janskoor Kortrijk
Versie 1.0 – 31 Mei 2018
Bij het Sint-Janskoor Kortrijk hechten we veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en respecteren jouw privacy.
In deze privacyverklaring willen we informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Contactgegevens
Wij proberen altijd zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens, maar kunnen begrijpen dat je soms toch nog vragen hebt. Met vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan je steeds terecht bij:
Marc Deleu, Gravin Beatrijslaan 15, 8500 Kortrijk
Deze Privacy Policy geldt voor iedereen die zich inschrijft als lid of voor een activiteit.
Hoe krijgen wij je gegevens? Bij Sint-Janskoor Kortrijk verwerken wij in het kader van onze activiteiten soms persoonsgegevens van onze leden, medewerkers, bezoekers, sympathisanten. Je persoonsgegevens kunnen verzameld worden via contact- en inschrijvingsformulieren, activiteiten, lidmaatschap, etc.
Waarom houden wij persoonsgegevens van jou bij ?
Wij houden persoonsgegevens van jou bij
● om lid te worden van onze vereniging (organisatie)
● voor de organisatie van en versturen van uitnodigingen voor repetities, opleidingen, vormingen, optredens en andere activiteiten door onszelf of onze provinciale en nationale koepel Koor&Stem
● voor afsluiten van (verplichte) verzekeringen
● zodat we je nieuwsbrieven en uitnodigingen kunnen sturen over onze dienst en activiteiten
● zodat we geanonimiseerd kunnen rapporteren aan subsidiërende overheden
Welke gegevens houden wij bij?
We vragen enkel die persoonsgegevens die we nodig zijn om onze werking en activiteiten te kunnen uitvoeren..
Hiervoor vragen we, afhankelijk van het doel, gegevens op zoals voornaam, naam, adres, e-mail, telefoon, jouw functie (dirigent, bestuurslid), ... Soms vragen we ook leeftijd, geslacht, stemsoort. Wij gebruiken je gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we die gegevens aan jou gevraagd hebben.
Lidmaatschap
In het kader van lidmaatschap vragen we informatie die nodig is om je zoveel mogelijk te kunnen begeleiden (bvb leeftijd, stemsoort, ervaring (vorming), voor de verzekering en je gerichte informatie te kunnen geven.
Deelname aan onze activiteiten
Wij verzamelen en verwerken enkel de gegevens die wij van u ontvangen bij de inschrijving voor de activiteit. De gegevens worden gebruikt voor het vlot verlopen van de activiteit en het eventueel bezorgen van uitnodigingen van andere activiteiten die wij organiseren
Foto’s en video’s
Het is mogelijk dat er sfeerfoto's en -video’s worden genomen die wij kunnen gebruiken voor verslaggeving in onze gedrukte of online communicatiekanalen. Voor gerichte beelden wordt vooraf toestemming gevraagd (bvb. door te vragen te poseren). Indien je nadien toch bezwaar hebt tegen het gebruik van dit beeldmateriaal, neem je contact met ons op. We zullen dan de foto of het filmpje zo snel mogelijk verwijderen.
Het versturen van nieuwsbrieven
Wij verzamelen en verwerken de gegevens die wij van u ontvangen wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief. Deze gegevens zullen niet voor andere doeleinden gebruikt worden.
Minderjarigen
We verwerken enkel gegevens van minderjarigen mits toestemming van de ouders of voogd. Minderjarigen kunnen enkel gebruik maken van ons aanbod mits toestemming van de ouders of voogd.
Wie verwerkt je gegevens ?
Aan medewerkers van onze organisatie wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. Persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan onze koepelorganisaties Koor&Stem (provinciaal en nationaal) om je te verzekeren, te informeren en uit te nodigen voor gerichte vormingen. Geanonimiseerde gegevens kunnen worden verwerkt voor analyse en onderzoek. Wij geven jouw gegevens nooit door aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de doelen die we hierboven opsomden of dit wettelijk verplicht en toegestaan is
Hoe worden gegevens beveiligd?
Wij hebben in het mate van het mogelijke passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.
- Alle personen die van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen.
- Gegevens op papier worden bewaard achter slot. Bewaartermijn Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan wettelijk vereist of noodzakelijk voor het doel waarvoor je ons deze gegevens hebt gegeven, onder meer voor rapportage naar de overheid en tot zolang de administratie de boekhouding kan opvragen. Je rechten – wat kan je aan ons vragen? Je hebt steeds recht op inzage en op verbetering of verwijdering van je persoonsgegevens uit onze bestanden. Je hebt ook het recht ons te vragen je gegevens (die je zelf hebt gegeven) te geven aan jezelf of aan een andere partij. We kunnen je wel vragen je te identificeren voordat wij je gegevens ook daadwerkelijk overdragen aan die andere partij. Hiervoor kan je steeds contact met ons opnemen via bovenstaande contactgegevens.
Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons? Neem dan zeker contact met ons op. Konden we je niet verder helpen of blijf je ontevreden over de manier waarop wij met je gegevens omgaan? Dan kan je contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact).
Wijziging privacy statement
Wij kunnen onze privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De wijzigingen gaan automatisch van kracht na publicatie.
